Náplň pracovní činnosti Oddělení sekretariátu ředitele odboru
- vytváření a realizace projektů a programů informování a prezentace činnosti organizace ve vztahu k veřejnosti,
- příprava podkladů k jednání, tvorba návrhů výstupů a spolupráce s ředitelem odboru a vedoucími odborných oddělení,
- technická zajištění jednání,
- příprava a tvorba analýz,
- průběžné vedení evidence pohledávek a závazků,
- kontrola včasnosti, úplnosti a správnosti vyřizování podnětů, petic a stížností,
- vedení průběžné evidence a kontrola dodržování termínů,
- zpracování dodaných odborných podkladů do standardizovaných výstupů pro OPR MHMP,
- sledování a evidence hmotného majetku,
- příprava a organizace odborných jednání, jednání komisí, výborů, sborů apod.,
- vedení, evidence a kontrola zápisů z porad oddělení,
- spolupráce na zajišťování vzdělávacích programů, kurzů, stáží a akcí pro zaměstnance odboru,
- zajišťování informačních, organizačních a evidenčních činností sekretariátu odboru,
- zajišťování spisové manipulace a evidence písemností,
- zajišťování ukládání závažných dokumentů státní správy a samosprávy ve spisovně, provádění dohledu nad dodržováním spisových norem,
- pravidelná příprava spisů ke skartačnímu řízení a k předání do správního archivu, zajišťování protokolární likvidace spisů při skartaci vyřazených spisů,
- zhotovování materiálů do Rady a Zastupitelstva hl. m. Prahy v programu TED,
- jednání se žadateli – poskytování dostupných informací žadatelům o průběhu správního řízení, o dokladech nutných k podání žádostí,
- samostatné vyřizování dílčích částí nebo jednoduchých správních aktů podle běžných postupů, spolupráce na jejich plnění s odbornými odděleními, evidence a kontrola termínů,
- zajišťování podkladů pro personální, mzdovou a pracovněprávní agendu zaměstnanců odboru.
2. září 2004
2. září 2004